JINSI YA KUDHIBITI WAKATI WA KAZI

KUDHIBITI WAKATI WAKO

Na Bashiru Madodi. Tukuyu Mbeya.

1. THAMANI YA WAKATI

Watu wengi husema pesa ndiyo huwa pungufu mara zote. Hiyo siyo kweli kamilifu. MUDA AU KUKOSEKANA KWAKE NDIKO KUNAPUNGUZA UWEZO WA KUPATA MATOKEO KAMILI

-- Wakati haubadilishwi kamwe

-- Wakati hauhifadhiwi

-- Wakati hauongezeki

KILA JAMBO HUCHUKUA MUDA

Iwapo hutatumia muda katika mambo muhimu, basi hatuwezi kuupata tena. Tunatakiwa tuwe waadilifu (mawakili) wema wa wakati. Hata hivyo ni vigumu kwetu kudhibiti wakati bila ya kuufanyia kazi.

Ili kupata matokeo mazuri, huna budi kujifunza kutumia vyema wakati wako.

UTHABITI NA UFANISI WA KUTUMIA WAKATI

Kuna pande mbili katika matumizi ya muda. Kutumia kwa uthabiti na kutumia kwa ufanisi.

- Kutumia muda kwa UTHABITI kunakuhitaji wewe kutumia wakati kufanya mambo yanayotakiwa kwa muda ulionao.

- Kuutumia muda kwa UFANISI kunakuhitaji wewe kuupangia wakati wako na kupunguza wakati unaoweza kupotea bure.

Hapo ndipo kudhibiti wakati kunatakiwa.

2. MATUMIZI THABITI YA WAKATI ULIONAO.

Kufanya mambo yanayotakiwa kwa wakati ulionao Ina maana ya kumudu Kazi vizuri. Kitu cha awali cha kumudu vyema ni kazi yako.

2.1 ELEWA JINSI YA KUMUDU KAZI YAKO

Kwa leo tutazungumzia umuhimu wa kuelewa kazi yako na kufanya yale mambo  yanayotakiwa kwa wakati ulionao. Hii huzua maswali mawili:

1). NIFANYE NINI ili nipate matokeo yanayotarajiwa kutoka kwangu?

2). NI NINI NINACHOWEZA KUFANYA VIZURI ZAIDI ili kufikia matokeo hayo.

- Kiongozi bora hang'ang'anii kufanya kila kitu peke yake. Kuna mambo ambayo ni lazima ayafanye, jukumu la kuwajibika hawezi kuligawa. Kwa mfano kuna maamuzi ambayo hutolewa na kiongozi tu.

- Pia yapo majukumu mengine ya kiongozi anayoweza kuwagawia wengine wayafanye. Kwa Hali hii kiongozi inabidi atambue yale mambo ambayo anaweza kuyatenda yeye vizuri zaidi, na yale ambayo wafanyakazi wengine watayatenda vizuri zaidi yake. Iwapo kiongozi atagawa majukumu hayo ambayo wengine wataweza kuyatekeleza vizuri zaidi hatapoteza wakati wake kujaribu kuyafanya.

Ni muhimu kwa kiongozi na wafanyakazi wengine kupata fursa ya kutumia utaalamu wake wote kwa kadili inavyowezekana. Ni muhimu kutumia utaalamu (ujuzi) wa watu wengine.

KUMBUKA, pata kilicho bora kutoka kwako na kwa wengine.

2.2 UPOTEVU WA WAKATI KUTOKANA NA UONGOZI MBOVU

Tuliyoyasema mpaka sasa yanaweza kujumlishwa katika sentesi moja fupi ifuatayo. "TEKELEZA YAFAAYO KATIKA WAKATI ULIONAO" kwa kufanya hivyo hutopoteza muda bure. Tuone sasa jinsi wakati inavyowezekana kupotezwa.

WAFANYAKAZI WALIOZIDI

Viongozi wengi mara kwa mara huonekana wanafikiria wanahitaji wafanyakazi zaidi, mara nyingi tatizo ni kuwa na wafanyakazi wengi mno.

Kwa mfano:

Iwapo wafanyakazi wako hutumia zaidi ya moja ya kumi ya muda wao wa kazi wakiongea kwenye simu au wao kwa wao yamkini (uwezekano) ni kwamba unao watu wengi zaidi kuliko wanaohitajika kwa kazi iliyopo.

Panya wengi hawachimbi shimo, vile vile Wapishi wengi huharibu mchuzi.

MATATIZO YANAYOJIRUDIA RUDIA

Iwapo unatumia muda mwingi kushughulikia matatizo yale yale kila mara, basi ujue unahitaji kuunda mwongozo au sera ya kudhibiti mambo hayo.

UHAFIFU WA HABARI

Kutokutunza kumbukumbu za kazi zako pia ni mojawapo ya sababu ya kupoteza wakati, kwani utakapotakiwa kutoa taarifa yoyote ya kazi zako itakuchukua muda mwingi kutafuta kumbukumbu za kazi zako na za wafanyakazi wengine.

VIKAO VINGI

Ukaaji wa vikao vingi pia ni dalili ya udhaifu wa uongozi. Ni vigumu kufanya kazi wakati huo huo unaendesha mikutano. Vikao ni muhimu kwa ajili ya KURATIBU, KUPATA TAARIFA na KUTOA MAAMUZI au MAELEKEZO

lakini ni lazima kuvifanya vichache, vifupi na thabiti.

MUDA WA KUSAFIRI

Kuna tabia ya kusafiri na kutekeleza kitu kimoja. Halafu, baada ya muda mfupi unasafiri tena kutekeleza kingine, ambacho kingeweza kufanyika katika safari ya kwanza.

Fikiri kwa makini yale unayotaka kuyatekeleza katika siku ukiwa nje ya ofisi. Hakikisha unatimiza mambo kadhaa katika safari moja. Muda unao tumia kusafiri ni wa lazima. Lakini kutumia muda mwingi sana kusafiri ni kutumia muda usiokuletea mafanikio bora.

3. NAMNA YA KUTUMIA MUDA KWA UFANISI

Kutumia muda kwa ufanisi maana yake ni KUPANGA MUDA WAKO ili uweze kutumika kwa busara. Hii Ina maana ya KUDHIBITI VEMA MATUMIZI YA MUDA WAKO.

Hii yawezekana kwa kufanya yafuatayo:

- Panga shughuli zako huku ukibakiza muda wa kutosha kwa shughuli muhimu.

- Panga kazi zako kwa namna ambayo shughuli muhimu hazisahauliki.

- Pima na gawanya muda wako ili kupunguza upotevu

- Panga matumizi ya muda

3.1    MARA ZOTE WEKA MUDA KWA AJILI YA SHUGHULI MUHIMU

Jaribu kupanga kazi zako kwa namna kwamba unapata saa maalumu katika siku ambazo haziingiliwi na mambo mengine ili uzitumie kwa kushughulikia mambo muhimu.

Iwapo mara kwa mara unapata wageni au simu zinazokuvurugia utaratibu wako, basi tafuta mahali pa faragha utakapo fanyia kazi zako za haraka. Jioni, wakati umechoka, siyo muda mzuri wa kufanya kazi za muhimu.

3.2     VIELELEZO RAHISI VYA KUKUSAIDIA USISAHAU

Kuna vielelezo viwili rahisi vya kukusaidia kuhakikisha kwamba yale majukumu muhimu yanapata huduma inayopaswa kutoka kwako.

 ORODHA YA SHUGHULI

Weka orodha ya mambo yanayotakiwa kutekelezwa. Orodha hiyo ilekebishwe kila siku. Mambo yaliyofanyika yafutwe na mapya yaongezwe kwenye orodha. Orodha hiyo iwekwe kwenye daftari, au kitabu cha kumbukumbu, au hata kwenye karatasi lililo juu ya meza yako.

Orodha ya shughuli siyo mpango. orodha  inasaidia kukukumbusha wewe mambo ya kufanya katika siku husika.

TUMIA KITABU CHA KUMBUKUMBU (diary)

Amua ni lini Unataka kuandika taarifa. Labda umeamua kuandika Jumatatu, Jumatano na Ijumaa ya juma lijalo. Basi weka katika kitabu chako cha kumbukumbu.

Orodha yako ya shughuli na kitabu cha kumbukumbu (diary) hutumika pamoja. Vyote vipitiwe kila siku. Vitakusaidia kulenga kwenye mambo muhimu kwanza.

PIMA WAKATI WAKO

Ili kupunguza upotevu wa muda yatubidi kwanza tung'amue upotevu uko wapi. Njia moja ya kutambua muda wetu umetumika wapi zaidi ni kuweka kumbukumbu ya matumizi ya muda huo hii inaitwa " logi ya muda" (time log).

JINSI YA KUTENGENEZA LOGI YA MUDA

Chukua daftari na andika muda ndani kama ifuatavyo.

MUDA.                                             LOGI YA MUDA

(Saa)

2.00 -- 2.30.                                     Kusoma barua

2:30 -- 3:00.                                     Kufanya kazi na katibu mahsusi

3:00 -- 3:45.                                     Majadiliano na Yakobo.

Fanya hivyo kwa juma moja baada ya kila miezi mitatu, ichanganue LOGI yako ya muda na kujiuliza maswali yafuatayo;

- Shughuli zipi hazikutakiwa kufanywa?

- Shughuli zipi zingengoja ili kupata muda kwa nyingine muhimu?

- Shughuli zipi zingaliweza kufanywa pia na wengine au hata kufanywa na mwingine vizuri zaidi kuliko mimi.

- Shughuli zipi zipi zilikuwa na manufaa zaidi?

Kama unatunza LOGI ya muda ya juma moja kila baada ya miezi mitatu uipitie na uondoe upotevu wowote wa muda unaojitokeza. Kwa Hali hiyo utaweza kurekebisha na kuongeza sana matumizi mazuri ya muda.

MUHTASARI

Katika somo hili tumejifunza kwamba wakati ni rasilimali adimu na yenye thamani sana. Wakati hauwezi kuhifadhiwa wala kubadilishwa wala kuongezeka. Huna budi kuudhibiti. Ili kutumia muda kwa uthabiti ni lazima uudhibiti vizuri, ili kuutumia wakati wako kwa ufanisi huna budi kutumia orodha ya shughuli na kitabu cha kumbukumbu.

Katika kuleta tija ya matumizi ya muda wako, tumia orodha ya shughuli na daftari lako la kumbukumbu (diary). Ili kudhibiti vema muda wako tumia " logi ya muda" na chati ya shughuli.